Wie du deinen Stundensatz kalkulierst (Schritt für Schritt)
Viele Personal Trainer fragen: "Was soll ich preislich verlangen?"
Die häufigste Antwort, die sie bekommen? "Schau mal, was andere in deiner Region verlangen."
Das Problem: Du weißt nicht, ob diese anderen Trainer profitabel arbeiten.
Vielleicht arbeiten sie 40 Stunden pro Woche für einen Stundensatz, der nach Abzug aller Kosten kaum zum Leben reicht.
Die bessere Methode: Kalkuliere basierend auf DEINEN Kosten und DEINEM gewünschten Einkommen.
In diesem Artikel zeige ich dir, wie du deinen Stundensatz richtig berechnest – mit einer einfachen Formel und praktischen Beispielen.
Die Formel
Mindeststundensatz (brutto) = (Fixkosten + Gewünschtes Einkommen) / Verkaufbare Stunden
Das war's. Wirklich.
Aber die meisten Trainer machen Fehler bei jedem dieser drei Faktoren.
Lass uns jeden einzeln durchgehen.
SCHRITT 1: Fixkosten kalkulieren
Was sind Fixkosten?
Alle Ausgaben, die anfallen – egal ob du 10 oder 100 Kunden hast.
Die häufigsten Fixkosten für Personal Trainer:
Versicherungen:
- Berufshaftpflicht
- Krankenversicherung (wenn selbstständig)
- Rentenversicherung
- Unfallversicherung
Fahrzeug:
- Benzin / Diesel
- Versicherung
- Wartung / Reparaturen
- TÜV
- Leasing / Abschreibung
Equipment:
- Trainingsgeräte
- Kleidung
- Ersatz / Verschleiß
Marketing & Website:
- Domain & Hosting
- Social Media Ads (falls genutzt)
- Flyers / Visitenkarten
- Tools (Calendly, etc.)
Verwaltung:
- Buchhaltung / Steuerberater
- Software (Lexware, WISO, etc.)
- Büromaterial
Fortbildung:
- Lizenzen (erneuern)
- Workshops / Seminare
Sonstiges:
- Telefon / Internet (anteilig)
- Co-Working-Space (falls genutzt)
- Puffer für Unvorhergesehenes
Beispiel-Kalkulation:
Nehmen wir einen fiktiven Trainer:
Versicherungen: €350/Monat
Fahrzeug: €280/Monat
Equipment: €120/Monat
Marketing/Website: €60/Monat
Buchhaltung: €100/Monat
Fortbildung: €50/Monat
Sonstiges: €100/Monat
Gesamt: €1.060/Monat
Der häufigste Fehler:
"Ich habe doch nur €200-300 Fixkosten pro Monat!"
Wenn du das denkst, vergisst du wahrscheinlich:
- Steuern (werden später fällig!)
- Fahrzeugkosten (Benzin ist teuer!)
- Equipment-Ersatz (läuft ab!)
- Versicherungen (Pflicht!)
Realistisch für die meisten Trainer: €800-1.200/Monat Fixkosten.
SCHRITT 2: Gewünschtes Einkommen definieren
Was willst DU verdienen?
Nicht "was andere verdienen" oder "was realistisch klingt."
Was brauchst du, um gut zu leben?
Beispiel:
Miete: €800
Lebensmittel: €400
Kleidung / Freizeit: €300
Sparen / Rücklagen: €300
Urlaub: €200
Gesamt: €2.000/Monat
Der häufigste Fehler:
"Ich brauche nicht viel, €1.000 reicht."
Vergiss nicht:
- Du sparst fürs Alter (keine Rente!)
- Du brauchst Rücklagen (Krankheit, Ausfälle)
- Du willst auch mal Urlaub machen
- Deine Kosten steigen (Inflation!)
Realistisch: Plane mindestens €1.500-2.500/Monat als Einkommen ein.
SCHRITT 3: Verkaufbare Stunden berechnen
Der kritischste Faktor – und der am meisten unterschätzte.
Die falsche Rechnung:
"Ich arbeite 40 Stunden pro Woche = 160 Stunden pro Monat. Also kann ich 160 Stunden verkaufen!"
Nein.
Die richtige Rechnung:
Von deinen 40 Arbeitsstunden pro Woche sind maximal 15-20 Stunden kundenorientiert (in denen du Kunden trainierst).
Warum?
Die restliche Zeit nutzt du für:
- Fahrtzeit zwischen Kunden
- Admin (Buchhaltung, Rechnungen, Emails)
- Marketing (Social Media, Website, Akquise)
- Planung (Trainingspläne erstellen)
- Fortbildung
- Pausen (du bist auch nur ein Mensch!)
Beispiel: 40 Arbeitsstunden pro Woche:
15h kundenorientiert (Training)
8h Fahrtzeit
10h Admin / Marketing
5h Planung / Fortbildung
2h Pausen / Puffer
= Nur 15h verkaufbare Stunden pro Woche
= 60h pro Monat verkaufbar
Der häufigste Fehler:
"Ich rechne mit 160h/Monat verkaufbaren Stunden."
Das würde bedeuten:
- 40h Training pro Woche
- Null Admin
- Null Marketing
- Null Fahrtzeit
- Null Pausen
Das geht nicht.
Realistisch: 60-80h verkaufbare Stunden pro Monat (bei Vollzeit).
SCHRITT 4: Berechnung durchführen
Jetzt bringen wir alles zusammen.
Beispiel:
Fixkosten: €1.060/Monat
Gewünschtes Einkommen: €2.000/Monat
Verkaufbare Stunden: 60h/Monat
Rechnung:
(€1.060 + €2.000) / 60h = €51/h (netto)
Aber Achtung: Steuern!
Diese €51/h sind NETTO (vor Steuern).
Du musst noch Steuern zahlen:
- Einkommensteuer (je nach Einkommen 20-30%)
- Ggf. Umsatzsteuer (19%, wenn nicht Kleinunternehmer)
Grobe Faustregel: Rechne +25-30% drauf für Steuern.
€51 × 1,25 = €64/h (brutto)
Das ist dein MINDESTSTUNDENSATZ
€64/h in diesem Beispiel
Darunter arbeitest du mit Verlust oder verdienst zu wenig zum Leben. Um etwas Puffer für saisonale Schwankungen, Krankheit und Co. zu haben, solltest du immer etwas mehr als deinen Mindeststundensatz verlangen.
Meine Empfehlung: Der 50/50 Split
50% Gruppenkurse + 50% 1:1 Training.
Warum das funktioniert:
Gruppen:
- Höherer Stundensatz (€80-120/h effektiv)
- Skalierbar (bis 10, 20, 30, … 50 Teilnehmer und mehr)
- Nur 1× Fahrtzeit
- Planbare Einnahmen (8 oder 10-Wochen-Blöcke)
1:1:
- Premium-Pricing (€70-85/h)
- Individuelle Betreuung
- Medizinische/Reha-Spezialisierung
- Höhere Kundenbindung
Zusammen: Profitables Business bei 15-20h kundenorientierter Arbeit/Woche.
Kostenloser Preis-Kalkulator
Ich habe einen Kalkulator erstellt, der dir hilft, deinen Stundensatz zu berechnen.
Du gibst ein: Fixkosten, Einkommen, verkaufbare Stunden
Er berechnet: Mindeststundensatz (netto + brutto), monatlicher Verdienst
Brauchst du Hilfe?
Wenn du Unterstützung beim Aufbau eines profitablen Trainer-Business brauchst:
3-Monate Business Transformation Intensive
Wir arbeiten zusammen an:
- Richtiger Pricing-Strategie
- Marketing-Systemen
- Administration
- Finanzieller Planung
Viel Erfolg bei der Kalkulation!
Hanni Jakob
Business-Transformation Coach für Fitness-Professionals
hi@hanni-jakob.de
hanni-jakob.de
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